Die Abrechnung

Das Projekt ist fertig umgesetzt, aber wie nun zu meinem Fördergeld kommen?

Auch die endgültige Abrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil Ihres Projekts. Und nachdem auch hier nicht immer alles völlig klar ist und außerdem eine gewisse Menge an möglichen Fallstricken lauert, steht das LEADER-Management gerne und jederzeit als Unterstützung bei Ihren Projektabrechnungen zur Verfügung. Kontaktieren sie einfach das LEADER-Management unter 02713-30000 oder leader@wachau-dunkelsteinerwald für eine Terminvereinbarung. Kalkulieren Sie erfahrungsgemäß für kleine Projekte (< 10 Kostenpositionen) eine Stunde, für mittlere (< 30 Kostenpositionen) zwei und für größere Projekte (> 30 Kostenpositionen) drei Stunden Arbeitszeit ein.

Um die endgültige Abrechnung so einfach wie möglich zu halten und effizientes Arbeiten ohne weitere Verzögerungen zu ermöglichen, ist es günstig, wenn Sie Folgendes rechtzeitig während der Erarbeitung Ihres Projekts berücksichtigen:

Projektlaufzeit

Sämtliche Kosten müssen in der Regel in jenem Zeitraum anfallen, der zwischen Eingang des Förderantrages und dem Abschluss des Projekts stehen. Bei der Abrechnung wird sowohl das Rechnungsdatum als auch die Angabe über den Leistungszeitraum auf der Rechnung geprüft. Leistungen, die vor dem Eingang des Förderantrages erbracht wurden, sind generell nicht förderfähig!!

VORSICHT: Manche Förderschienen (z.B. im Forst, oder wenn ein Agrarinvestitionskredit aufgenommen wird) akzeptieren Kosten erst ab dem Datum der Antragsgenehmigung!

Umsatzsteuerliche Merkmale einer Rechnung

Um förderfähig zu sein, muss jede eingereichte Rechnung alle Merkmale aufweisen, die eine Rechnung aufweisen muss, wenn sie von einem vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmer beim Finanzamt vorgelegt wird:

Korrekte Bezeichnung (Name, Anschrift, UID-Nummer) des Leistungserbringers (Firma),
korrekte Bezeichnung und Anschrift des Rechnungsempfängers,
wenn die Rechnung mehr als EUR 10.000,-- brutto ausmacht, muss auch die UID-Nummer des Empfängers vermerkt sein, wenn der Empfänger über eine solche verfügt,
eindeutige Angabe des Rechnungsdatums und des Leistungszeitraums bzw. des Zeitraums der Lieferung,
eindeutige Rechnungsnummer,
Aufgliederung der Leistungen nach Kostenpositionen samt Angabe der Teilnettokosten (genaues Mengengerüst),
gesammelte Angabe der angesetzten Umsatzsteuer,
Bruttogesamtkosten,
Angaben zum Zahlungsziel (Zahlungsfrist, allfällige Abzüge und Skonti).

Förderfähige Kosten

Alle Rechnungen, die zur Förderung eingereicht werden, müssen eindeutig vom Projektträger bezahlt worden sein. Die meisten Förderstellen akzeptieren daher z.B. keine Kassabons ohne genaue Angabe des Rechnungsempfängers, wenn Sie nicht z.B. durch ein Kassabuch belegen können, dass die Anschaffung am Kassabon für Ihr Projekt verwendet wurde (Vorsicht insbesondere bei Rechnungen in Baumärkten!).

Wesentlich ist außerdem, dass Sie nur Rechnungen zur Abrechnung einreichen, bei denen Sie sicher sind, dass die darin enthaltenen Kosten förderfähig sind.

Definitiv nicht förderfähig sind z.B. folgende Kostenarten:

Kosten für Steuerberatung, Anwalts- und Notariatskosten,
Versicherungen,
Lizenzgebühren,
Finanzierungskosten,
Leasingentgelte,
Umsatzsteuer bei vorsteuerabzugsberechtigten oder pauschalierten Projektträgern sowie Gemeinden,
weitere Steuern und Gebühren, Verfahrenskosten,
Investitionen, die nicht dem Stand der Technik entsprechen, Abschreibungen,
personalbezogene Rückstellungen.

Die vorgelegten Kosten müssen außerdem unmittelbar dem Projekt zugeordnet werden können. Sie dürfen nicht dem laufenden Betrieb unabhängig vom Projekt dienen.

Wichtig ist auch, darauf zu achten, dass mögliche Reduktionen wie insbesondere Skonto auch tatsächlich lukriert worden sind. Selbst wenn darauf vergessen oder verzichtet wurde, Skonto abzuziehen, ist der Skontobetrag bei der Bemessung des für die Förderung vorgelegten Betrags wegzuzählen.

Bei Barzahlungen ist darauf zu achten, dass der Zahlungsvorgang vom Verkäufer eindeutig auf der Rechnung festgehalten wird (am besten mit dem Wortlaut "Betrag bar erhalten", Datum, Unterschrift, Firmenstempel). Bei Anträgen, die ab dem 1.10.2009 eingehen (Förderstempel), sind Barzahlungen nur für Rechnungen bis max. EUR 5.000 netto zulässig - am besten, Sie zahlen nach Möglichkeit alle Kosten, die bei Ihrem Projekt anfallen, auf dem Überweisungsweg von Ihrem Konto ein.

Sollten Sie Leistungen im Ausland beziehen, versuchen Sie, in irgendeiner Form zu einer Rechnung auf Deutsch zu kommen bzw. einen allfälligen Barzahlungsvermerk auf Deutsch auf die Rechnung zu erhalten.

Bitte studieren Sie außerdem zu diesem Thema unbedingt das von der Förderstelle mitgesendete Merkblatt!

Originalunterlagen

Für Abrechnungen werden ausschließlich Originalunterlagen akzeptiert. Im Normalfall sind für jeden Beleg mitzuschicken:

Originalrechnung, Originalzahlungsbeleg (Zahlscheinabschnitt mit Eingangsstempel), Originalkontoauszug (jene Seite, auf der die jeweilige Buchung vermerkt ist).
Bei Telebanking reichen Originalrechnung und Originalkontoauszug, wenn auf dem Kontoauszug der Zahlungsempfänger eindeutig vermerkt ist.
Wenn bei Telebanking am Kontoauszug nur "Sammelbuchung" o.dgl. vermerkt ist, ist zusätzlich der jeweilige Telebankingauszug mitzusenden.
Sollten keine herkömmlichen Kontoauszüge mehr bezogen werden, ist die dafür ersatzweise ausgedruckte Telebankingliste vom kontoführenden Geldinstitut abzuzeichnen (durch Datum, Stempel und Paraphe auf jeder mitgeschickten Seite).

Unbare Eigenleistungen (nur bei bestimmten Förderschienen!)

Manche Förderstellen akzeptieren die Eigenleistungen des Projektträgers und enger Familienangehöriger auch für Leistungen, die nicht durch eine konkrete verbuchte Zahlung abgegolten werden. Dies geht jedenfalls nur dann, wenn der Projektträger eine natürliche Person oder eine Arge aus natürlichen Personen ist. Vereine oder Gemeinden sind von der Möglichkeit leider ausgenommen.

Bitte beachten Sie unbedingt die im Falle der Möglichkeit der Abrechnung solcher Kosten von der Förderstelle zugesendeten Merkblätter.

Abrechnungsformulare

Sie sollten von der zuständigen Förderstelle bei der Projektgenehmigung auch einige Formulare für die Abrechnung digital zugesendet bekommen (per Email). Bitte verwenden Sie diese Formulare und füllen Sie sie nach Möglichkeit auch digital aus. Die meisten Förderstellen ersuchen darum, die ausgefüllten Formulare nicht nur auf Papier mit Unterschrift zuzusenden, sondern auch digital.

Falls Sie die nötigen Formulare nochmals digital zugesendet benötigen, bitten wir um ein Mail an leader@wachau-dunkelsteinerwald.at. Da viele Förderstellen unterschiedliche Abrechnungsformulare benötigen, bieten wir diese absichtlich hier nicht zum Download an, um unnötige Verwirrungen zu vermeiden.

Behaltezeitraum

Sämtliche Investitionen sind fünf Jahre nach Abrechnung funktionsfähig zu halten und gemäß dem Projektzweck zu verwenden. Aus diesem Grund ist bei der Abrechnung ein entsprechender Versicherungsnachweis für die nächsten fünf Jahre zu erbringen. Bitte sorgen Sie rechtzeitig vor der Abrechnung für eine allfällige Verlängerung bestehender Versicherungen!

Die Abrechnungsunterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren und zugänglich zu halten.